時間に追われず夢に向かって頑張りたい。
そんな人に読んで欲しいお話です。
こんにちは、ボイストレーナーの入来院真嗣(@contro_re)です。
普段はプロや歌の専門学生、その他夢に向かって頑張る人たちと一緒に毎日レッスンしています。講師業を始める前は自身も事務所を通して全国CMナレーションやテレビ出演などを経験してきました。
『今回のテーマ』
・スケジュール管理はまず “把握” から
・一週間のスケジュールを書き出そう
・把握したら実行したい２つのこと
今回は時間の使い方についてです。
頑張りたいことがあるのに時間に追われている人は結構います。忙しいのをなんとかやりくりして時間を作りたい人、忙しのを理由に何も始めようとしない人、１０００人以上の人とレッスンしてきましたが実に様々な人がいます。
時間を管理して操れるようになると少しでも自分のやりたいことがやれるようになります。一日は２４時間、人類みな平等です。あなたの時間管理が少しでもはかどりますよう、ぜひ最後までお付き合いください。
スケジュール管理の上達はまず “把握” することから
そもそもですが、なぜあなたは時間に追われているのでしょうか？
半分正解！
忙しくて手が回らないというのは間違いありません。しかし、人によっては忙しくないのに気づけば時間がなくてやりたいことができない人もいます。
何もせずダラダラ過ごしたり、ついつい遊んだり、やらなければいけないこと以外のことに時間を割いてしまったりという人は決して『忙しいから』とは言えないでしょう。
そこで１つ視点を遠くに移します。これから説明しますが、時間に追われている人は『自分の使った時間が見えていない』というのが原因だと考えています。
特徴別・自分の使った時間が見えていない人
自分の使った時間が見えていないということはつまり、仕事でも遊びでもなんでもいいですが『実際自分の行動がどれくらいの時間を使うか、あるいは使ったか把握していない』ということです。
例えば様々な家事をするとき。
トイレ掃除をする時、便器にかけた洗剤が『３分放置してから擦ったのち洗い流してください』と書いてあったらその３分で何ができるでしょうか？
時間の使い方がわからないとただただ３分スマホでも見て時間を潰す人もいるでしょう。
何にどれくらい時間がかかるか把握している人は、その間に部屋のゴミ拾いをしたり、シンクにたまった食器を洗ったり何かしらの行動をとるでしょう。これが時間の使い方が上手い人とそうでない人の差です。
今回はその時間がうまく使えない人を３つのタイプに分けました。
①優先順位のつけ方が下手
②時間の見積もりが甘い
③予定外のタスクが多いのに無策
①
優先順位のつけ方が下手な人は一見スケジュールが予定通りに進んでいます。しかし結果的にやりたいことができないという人が多いです。
②
時間の見積もりが甘い人は、予定を立てるもののそれら全てを短く設定しがちです。単純に見通しが甘かったり、自分の能力を過信している場合があります。
③
予定外のタスクが多い人はスケジュールのたて方から見直す必要があります。
急に仕事が入ってくる、急な連絡が多くかかってくる。こういう人たちはどこかに帳尻合わせの時間を用意しておかないと必ずパンクします。
一週間分のスケジュールを書き出してみよう
というわけでまずは自分がどのタイプに当てはまるのかを判断します。実際に、一週間分のスケジュールを書き出してみましょう。
原因がわかれば改善方法が浮かび上がってきます。できれば続けて一ヶ月ほど徹底して書き出してみてください。自分の時間の使い方がハッキリ見えてきます。
イメージ画像を用意しました。
……サラリーマンのような社会人経験が少ないことが丸わかりの例で恥ずかしい限りですが、あくまで一例です。
まずは縦軸に時間があるスケジュール帳を用意しましょう（様々な方が無料で公開しているので手元にない人はダウンロードして使ってみてください）
上記リンクはあくまで一例ですので、もっと他のテンプレートはないかなと思った人は『バーチカル テンプレート』で検索するのがオススメです）
・前日の夜か朝に１日のスケジュール予定を書き出しましょう
・その隣に、実際に過ごしたスケジュールを書き出します
・予定通りなら青、予定通りにいかなければ赤、予定しなかった出来事は緑など色分けしていきます
画像は矢印で書いていますが、それぞれのスケジュール自体をマーカーで塗り潰したりチェクマークを入れたりするだけでも大丈夫です。自分の好きな書き方で３種類色分けしてください。
それぞれの改善意識
それではそれぞれの改善方法です。
青スケジュールが多い人
ほとんどが青色の矢印だった場合、①の『優先順位のつけ方が下手』というタイプです。物事は全て
ａ：重要・急ぎ
ｂ：重要・急がない
Ｃ：重要じゃない・急ぎ
Ｄ：重要じゃない・急がない
と４つに分けることができます。
自分がこなしている仕事やプライベートの予定がそれぞれどれに当てはまるかを把握してもう一度予定を詰め直してみましょう。それでも予定が変えられないという人は単純に時間を短縮できること、後回しにしたり諦められることを見つけて時間を捻出する必要があります。
赤スケジュールが多い人
赤が多かった人は②の『時間の見積もりが甘い』タイプです。このタイプの人は青タイプ以上に、仕事にかかる時間を短縮できないか考える必要があります。
また、縮めるだけではありません。
それぞれの時間をもう少し余裕を持たせて設定する必要性も出てきます。
１日の仕事量が同じなら、余裕を持たせてスケジュール通りにこなせるようになるだけでも、自分の人生を自分でコントロールしている感があって達成感が生まれます。ぜひスケジュールを見直してみてください。
緑スケジュールが多い人
緑が多かった人は③の『予定外のタスクが多いのに無策』というタイプです。このタイプの人はそれ以外の人に比べ “積極的に予備の時間を作っておく” 必要があります。
時間に余裕を持たせて設定するという赤タイプの時間管理をさらに強く意識した考え方で、あらかじめ『急な予定で本来やることができなかった場合に使う時間』を設定します。
仕事や生活のスタイルによってはその日でなくても構いません。
一週間や一ヶ月という長い期間で考えて帳尻を合わせるように設定するのはあなたの自由です。
大切なのは、”予定外の予定” が多く舞い込んでくると知っているのならしっかり対応策を考えるということです。
行動しなくて改善しないのは当たり前
そうだね。
今までやらなかったことをやるのだから当然多少の負担は増えます。しかし、同じ時間の使い方をしている限り、運よく風向きが変わらない限りあなたが時間に追われる事態は変わりません。
冷たい言い方になりますが、何かのせいにして自分が時間を管理できないことを正当化するつもりがないなら、慣れなくても何か行動しましょう。
極論今回の記事でなくても構いません。
自分で一歩踏み出して、その上で改善・修正を重ねていくことが大切です。魔法のテクニックで明日から素敵な完璧超人になれる人は１人もいません。
スケジュールを把握し始めたら始めたい２つのこと
自分の時間の使い方傾向が見えてきた人はぜひ挑戦して欲しいことが２つあります。ひとつは当たり前ですが『１日の終わりに時間の使い方を振り返る』こと、そしてもう一つが『その日あった良かったことを１つ書き出す』ことです。
１日の終わりに時間の使い方を振り返る
どんなことも、少しずつ自分なりに意識して改善しようとすることで鍛えられていきます。
今回のどのタイプの人でも同じです。
実際の時間の使い方を把握して、自分がどんな風に毎日を過ごしたいのか、目指す方向を考えましょう。
この時、いきなり大きな変化があっても割と平気な人と、大きな変化は違和感だらけでなかなか受け入れられない人がいます。
試しに両手の指同士を絡めしっかりと組んでください。
指と指を順番に絡めていった結果、どちらかの親指が上にきているはずです。これを全て組み換え、逆の手の親指が上に来るようにしてみてください。
いまいちわかりにくい人は腕を組んで考え事をするポーズになります。上に来ている腕が逆になるように組み換えてみてください。
違和感の強い人は習慣に対する変化に敏感な人です。
人は習慣を好みます。いつもと違うことをしようとすると、腕を、指を組み換えるだけでも違和感が起こる生き物なんです。
自分にあったペースで少しずつ改善しましょう。改善をやめなければ、必ず変われます。
その日あった良かったことを１つ書き出そう
人は習慣が大好きという話と同じく、人は意識したことにアンテナが向くようにできています。
どうせ頑張るのならその日を振り返って、自分を褒めてあげたいことやその日あった良かったことをひとつ書き出してみましょう。
この時無理にポジティブになる必要はありません。
散々だったけどこれはまぁまぁ良かったって言えるかな、くらいで十分です。かける人は何個出しても構いませんが、ぜひ１日ひとつ書き出してみてください。自己肯定感も高まるし、なんとかひとつ書き出そうとするので視野も広がっていきます。
書き出せば時間の使い方を客観視できる
今回は時間の使い方についてお話ししました。
頭の中で予定を立てて頭の中で振り返るのではなく、必ず紙に書き出しましょう。書き出すことで自分から離れ、客観視しやすくなるメリットがあります。そして客観視できれば改善の案も浮かびやすくなっていくのです。
優先順位を決める、時間の見積もりを変える、予備の時間を作るなど自分のタイプにあった改善方法をしっかり検討してみてください。
時間管理が上手くなり、あなたがやりたいことに挑戦できる時間が増えますように。